Етап оперативного планування призначений для планування грошових потоків підприємства. Кінцевою його метою є платіжний календар, який дозволяє виявити касові розриви більш точно. Найчастіше платіжний календар складається на основі планованих надходжень і заявок на витрачання грошових коштів.
Оперативне планування не може обмежуватися відображенням заявок і коригуванням платіжного календаря. Необхідні ще перевірка і затвердження документів. Важливо провести попередній відбір заявок, які повинні бути узгоджені з відповідальними особами компанії. Причому процедура узгодження повинна проходити досить швидко.
Однією з важливих можливостей затвердження заявки є клопотання не до конкретного користувача, а до групи відповідальних осіб. Це дозволяє оперативно реагувати на ситуацію в разі відсутності одного з ключових співробітників.
У типових конфігураціях 1С реалізована можливість не тільки відображати в обліку відбулися операції руху грошових коштів, але і планувати такі операції заздалегідь. Така можливість дозволяє більш ефективно розпоряджатися грошима підприємства, не допускати дефіциту грошових коштів і підвищувати фінансову дисципліну.
Якщо фінансовий керівник компанії прийме рішення заборонити бухгалтеру / касиру перераховувати / видавати ДС без затвердженої заявки в базі 1С, то для цього необхідно в "Налаштуваннях додаткових прав користувачів" в групі "Документи" зняти прапор "Дозволити проведення платежу без заявки":
Розглянемо оперативне планування на прикладах створення документів в базі. Відділом закупівель планується придбання паперу від постачальника "ВестТрейд" з відстрочкою платежу два дня з дня поставки товару. Нам відома планована дата оплати замовлення - 07.04.2017, тому вносимо її в базу в поле "Оплата". Зазначення дати оплати дозволить побудувати графік вихідних платежів. Так само вказуємо в полі "Б / рахунок, каса" банківський рахунок, з якого плануємо здійснювати оплату.
Аналогічно, якщо при прийомі замовлення від покупця відома дата його оплати, то в документі "Заказ покупателя" заповнюються поля "Оплата" і "Б / рахунок, каса".
Заявка на витрачання коштів
Документ "Заявка на витрачання коштів" призначений для контролю і планування витрат коштів в організації. Відповідальні співробітники організації подають заявки на оплату в фінансовий відділ організації за допомогою створення даного документа в базі 1С.
Наприклад, менеджер закупівель створює документ "Заявка на витрачання коштів" на підставі документа "Заказ поставщику", щоб запланувати оплату постачальнику за придбаний товар.
Реквізити документа заповнюються автоматично, наш приклад створення заявки нижче. При створенні документа встановлюється стан "Підготовлено". Дату планованого витрати ДС ми встановили 07.04.2017, саме ця дата буде враховуватися для включення даних до звіту "Платіжний календар":
Документ "Заявка на витрачання коштів" має чотири стани: підготовлений, затверджений, відкладений, відхилений.
"Заявку на витрачання коштів" повинен затвердити / відкласти / відхилити відповідальний за фінансові рішення співробітник організації і провести документ.
Після затвердження заявки можуть видаватися з каси або перераховуватися з банківського рахунку ДС. На підставі "Заявки на витрачання коштів" в базі для цього потрібно ввести документ "Видатковий касовий ордер" або "Платіжне доручення вихідне".
За нашим прикладом на підставі "Заявки на витрачання коштів", яка була затверджена, в базі ми створили 07.04.17 "Платіжне доручення вихідне" для оплати без галочки "Оплачено" постачальнику "ВестТрейд".
Плановане надходження грошових коштів
Якщо ймовірність надходження грошових коштів від контрагентів висока і можна планувати подальший витрата цих коштів, то в базі створюється документ "Плановане надходження грошових коштів".
Ми знаємо, наприклад, що від покупця "Трейд +" очікується оплата 07.04.17 за папір, яку йому відвантажили 06.04.17, т. К. За договором з цим контрагентом оплата здійснюється за фактом доставки товару. На підставі замовлення покупця створюємо документ "Плановане надходження грошових коштів":
Для включення документа в платіжний календар в документі необхідно заповнити прапор "Включати в платіжний календар", як показано на малюнках 3 і 4.
Включення документів "Заявки на витрачання коштів" і "Плановане надходження грошових коштів" в платіжний календар означає, що фінансовий відділ організації взяв під контроль виконання оплат / надходжень ДС за цими документами.
Формування платіжного календаря
Прогнозувати ДДС по підприємству за обраний період, і визначити, в які моменти може виникнути дефіцит ДС можна за допомогою звітів "Платіжний календар" та "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)".
Сформуємо "Платіжний календар" по руху безготівкових ДС за перший тиждень квітня. За нашим прикладом планування ДДС видно, що 07.04.17 ми очікуємо надходження ДС від покупця в розмірі 65 000 грн. і плануємо в цей же день провести оплату постачальнику в розмірі 60 000 грн .:
Таким чином, в наш звіт "Платіжний календар" потрапили найбільш ймовірні плановані руху грошових коштів: неоплачені вихідні платіжні документи, а також суми за документами "Плановане надходження грошових коштів" і "Заявка на витрачання коштів".
Графік планованих вхідних і вихідних платежів, що включає, в тому числі оплати за замовленнями покупців і замовлень постачальникам можна отримати, побудувавши звіт "Платіжний календар (з урахуванням замовлень)".
Фахівці компанії "Астер - консалтинг" надають висококваліфіковану допомогу у вирішенні різних питань, пов'язаних з роботою в програмах 1С, за допомогою послуги " ІТС ".
Звертайтеся! Будемо раді Вам допомогти!
