Як проходить списання представницьких витрат?

1. Як списати представницькі витрати: основні правові засади
2. Списання представницьких витрат: основні документи
3. Як скласти акт на представницькі витрати (зразок структури документа)
4. Де можна скачати зразок заповнення акту на списання представницьких витрат?
5. підсумки

Списання представницьких витрат можливо відповідно до вимог НК РФ за умови документального підтвердження факту їх здійснення, а також посвідчення їх економічної обґрунтованості. Яким чином здійснюється списання цих витрат з урахуванням відповідних законодавчих вимог?

Як списати представницькі витрати: основні правові засади

Списання представницьких витрат: основні документи

Як скласти акт на представницькі витрати (зразок структури документа)

Де можна скачати зразок заповнення акту на списання представницьких витрат?

підсумки

Як списати представницькі витрати: основні правові засади

Представницькі витрати (ПР) як відокремленої категорії витрат розглядаються тільки в податковому обліку. Тому процедура списання цих витрат (на практиці здійснюється з метою скорочення податкової бази підприємства) повинна проводитися на основі принципів їх підтвердження та економічної доцільності - ключових з точки зору податкового обліку.

Дані принципи, зокрема, закріплені в п. 1 ст. 252 НК РФ, в якому встановлено, що з метою зменшення податкової бази фірми - платника податку на прибуток можуть бути використані витрати, зафіксовані документально і обґрунтовані економічно.

ПР також можуть бути використані з метою зменшення податкової бази - але тільки в розмірі, що не перевищує 4% від витрат на оплату праці на підприємстві у відповідному звітному періоді (п. 2 ст. 264 НК РФ).

У разі якщо за підсумками 1-го кварталу, півріччя або 9 місяців у компанії залишилися недоспісанние ПР (перевищують 4% від витрат на оплату праці), їх можна доспісать при обчисленні податку за рік. Але за умови, що в кінці року витрати по оплаті праці будуть обчислені в обсязі, при якому досягнута потрібна норма ПР (4%) за наслідками податкового періоду.

Списання представницьких витрат: основні документи

Підтвердження і економічне обґрунтування ПР з метою їх списання може здійснюватися за допомогою найширшого спектра документів. Їх комплект, що формується бухгалтерією з метою обґрунтування списання представницьких витрат, може бути представлений:

• звітом по ПР, а також доповнює його первинкою (дані документи рекомендовані до застосування в листі Мінфіну від 10.04.2014 № 03-03-РЗ / 16288);
• актом на ПР (листи Мінфіну від 01.11.2010 № 03-03-06 / 1/675, від 22.03.2010 № 03-03-06 / 4/26);
• наказом керівника про здійснення ПР, кошторисом за даними витрат (лист Мінфіну від 13.11.2007 № 03-03-06 / 1/807);
• будь-яким первинним документом, відповідним вимогам п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ (лист ФНС РФ від 08.05.2014 № ГД-4-3 / 8852)
• програмою представницького заходу (лист ФНС РФ від 12.04.2007 № 20-12 / 034115).

Розглядаючи зазначені вище правові акти з точки зору їх юридичної сили, а також новизни, можна прийти до висновку, що ПР можуть бути підтверджені (з точки зору визнання їх обгрунтованості) тільки:

• за допомогою звіту;
• первинки, що доповнює даний звіт.

Разом з тим багато фірм вважають за краще формувати повний комплект з перерахованих вище документів (тобто коли-небудь рекомендованих), що підтверджують вчинення ПР.

Дане перевагу може бути обумовлено:

• строгими нормами внутрішньокорпоративної звітності (які передбачають наявність у менеджменту інструментів ефективного контролю над витратами - включаючи представницькі);
• прагненням фірм додатково обґрунтувати якраз таки економічну доцільність ПР - як необхідна умова можливості їх застосування з метою оптимізації оподаткування.

Зокрема, багато фірм вважають за краще підтверджувати факт списання ПР за допомогою оформлення окремого локального нормативного документа - акта про списання відповідних витрат.

Розглянемо особливості його застосування та складання докладніше.

Як скласти акт на представницькі витрати (зразок структури документа)

Цей акт складається зазвичай по закінченні офіційного заходу. Для цього на підприємстві може бути сформована спеціальна комісія з компетентних фахівців. Їх завдання полягає:

• в коректному складанні документа;
• здійсненні аналізу даних, відображених в ньому, а також прийнятті відповідального рішення про визнання витрат, які фіксуються в акті, обгрунтованими;
• доповненні документа іншими необхідними джерелами.

У складі відповідної комісії може бути голова, а також рядові учасники.

Акт, про який йде мова, може містити:

• дату, назву документа;
• відомості про проведене представницькому заході (його назва, місце проведення);
• відомості про компетентних співробітників, складових і завіряють акт;
• перелік ПР, а також сум, які їм відповідають і засвідчуються компетентними співробітниками;
• висновок компетентних співробітників про обгрунтованість здійснення ПР, зазначених в акті;
• підписи компетентних співробітників, що склали акт.

Акт на ПР може бути як самостійним локальним нормативним актом, так і додатком до іншого нормативу - наприклад, наказом про проведення офіційного заходу.

Важливий нюанс: незважаючи на те, що даний акт підписується, як ми зазначили вище, компетентними особами, ФНС РФ вважає, що він також повинен бути затверджений директором фірми (лист УФНС РФ по Москві від 22.12.2006 № 21-11 / 113019).

Документ, про який йде мова, може також включати посилання на документи, які підтверджують ПР. Наприклад - на первинку, яка також оформляється з метою посвідчення правомірності списання цих витрат.

Відзначимо, що первинка, як правило, доповнює все-таки звіт, а не акт по ПР. Однак у багатьох фірмах перший документ включає в себе елементи другого або відповідає його структурі, але іменується при цьому звітом про ПР.

Де можна скачати зразок заповнення акту на списання представницьких витрат?

Ознайомитися зі зразком заповнення відповідного акта ви можете на нашому порталі, скачати документ - за посиланням нижче.

завантажити зразок

підсумки

Списання ПР як об'єкта податкового обліку повинно здійснюватися відповідно до вимог НК РФ в частині визнання цих витрат:

• документально підтвердженими;
• економічно обгрунтованими.

Поширене використання при списанні відповідних витрат спеціального акта - на додаток до звіту про ПР, а також первинних документів, які Мінфін пропонує складати з метою підтвердження ПР.

Дізнатися більше про особливості застосування ПР ви можете в статтях: