Передача справ при зміні головного бухгалтера покрокова інструкція

1. Крок 1 - Складання наказу
2. Крок 2 - Припинення облікових процесів
3. Крок 3 - Інвентаризація
4. Крок 4 - Перевірка
5. Крок 5 - Складання акту
6. завершення процедури
7. Відповідальність при зміні посадової особи

Як передати справи при звільненні головного бухгалтера? Виконати операцію не так просто, як здається на перший погляд. На сьогодні не існує єдиного нормативно-правового акта, який би процес. З цієї причини підприємцю доведеться самостійно врахувати всі нюанси виконання операції. При здійсненні передачі справ при зміні головного бухгалтера, покрокова інструкція допоможе спростити проведення дії.

Крок 1 - Складання наказу

Чинне законодавство дозволяє організації самостійно визначити процес проведення процедури. Для цього роботодавець повинен видати наказ.

У документі потрібно вказати інформацію про:

• причини проведеннях операції;
• терміни виконання дії;
• посадових осіб, які відповідальні за прийом і передачу документації;
• інших осіб, які беруть безпосередню участь в проведенні операції;
• термін, протягом якого має бути завершено проведення облікових процесів;
• перелік повноважень і обов'язків осіб, які покидають і займають посаду.

Якщо головний бухгалтер вирішує покинути організацію за власним бажанням, на виконання процесу відводиться не більше 2 тижнів. За цей час необхідно виконати прийом всієї документації, провести інвентаризацію і звільнити людину від займаної посади.

Якщо трудовий договір з бухгалтером розривається з ініціативи роботодавця через зміну власника майна, період, який відводиться на проведення операції, істотно збільшується.

Завершити всі процеси потрібно протягом 3 місяців з дати їх старту.

Крок 2 - Припинення облікових процесів

Коли наказ складений, головний бухгалтер, який відходить від справ, повинен ознайомитися з папером. До дати, яка присутня в документації, потрібно закінчити виконання всіх облікових процесів.

Для виконання дії потрібно:

• завершити формування первинних документів;
• внести бухгалтерські записи;
• сформувати звітність і заздалегідь надати її.
• всі документи в обов'язковому порядку підшиваються.

Крок 3 - Інвентаризація

Щоб бухгалтер міг покинути компанію з чистою совістю, повинна бути проведена інвентаризація. На необхідність проведення процедури не впливає наявність договору про матеріальну відповідальність.

Підставою для проведення перевірки при зміні осіб, на яких покладалася матеріальна відповідальність за майно організації, служить чинне законодавство про бухгалтерський облік.

Результати проведення процедури фіксуються в акті. Він складається в 3 примірниках. Одна копія паперу залишається в бухгалтерії організації. Дві інших примірника передаються посадовій особі, яка залишає компанію, і його наступнику, що призначається на посаду. Папери потрібно додати до акта прийому-передачі справ.

Якщо звільнився фахівець завдав шкоди майну підприємства, і під час виконання діяльності підписав договір про матеріальну відповідальність, йому доведеться повністю компенсувати розмір збитку.

Якщо бухгалтер змінюється в невеликій організації, виконується інвентаризація всього майна, що належить фірмі. Проводиться облік і взятих зобов'язань. На великому підприємстві виконати звірку всього майна не представляється можливим. В цьому випадку інвентаризація здійснюється вибірково. Можна виконати перевірку по:

• доходах організації та понесених витрат;
• фінансових вкладень компанії;
• дебетової і кредиторської заборгованості.

Якщо під час звірки даних порушень виявлено не було, можна переходити до виконання наступного кроку.

Крок 4 - Перевірка

Згідно з чинним законодавством, акт прийому-передачі справ при зміні головного бухгалтера, (завантажити зразок документа можна тут ) Складається тільки після завершення всіх операцій по перевірці стану бухобліку організації. Виконати операцію самотужки не завжди можливо. Щоб спростити процес, можна вдатися до допомоги аудиторської фірми.

Підсумком стане незалежне рішення про стан справ в організації. Якщо в силу будь-яких причин аудиторська компанія не зможе надати повний звіт, новому головному бухгалтеру доведеться самостійно аналізувати стан фірми в обраній галузі.

Співробітникові, що вступає на посаду, потрібно уважно вивчити всі операції, які були проведені за поточний рік. Вони можуть входити до складу звітності, яку потрібно здавати за 12 місяців. З цієї причини людина повинна заздалегідь спланувати, як буде складати документацію за період, протягом якого не працював в організації.

Згідно з положеннями нормативно-правових актів, за допущені правопорушення в галузі фінансового та податкового законодавства притягнути до відповідальності можна протягом року.

Якщо новому головному бухгалтеру доведеться самостійно проводити перевірку компанії, він повинен звернути увагу на:

• стан установчої документації;
• проведення облікової політики організації і нюанси розподілу обов'язків між співробітниками;
• стан фінансової звітності;
• результати проведення інвентаризацій;
• інформацію про наявність недоліків і розкраданні.

Аналіз інформації дозволить співробітнику зрозуміти стан справ в компанії і виробити методи для виконання трудової діяльності.

Крок 5 - Складання акту

Під час зміни посадової особи повинен бути складений акт прийому-передачі. Він необхідний для розподілу відповідальності під час проведення операції між людиною, котрі залишають посаду, і новим співробітником, які приймають обов'язки. Якщо складання викликає труднощі, зразок акту прийому-передачі документів при зміні головного бухгалтера допоможе виконати процедуру.

Папір фіксує стан:

• справ в організації на момент зміни посадової особи;
• грошової боку компанії;
• матеріальної бази.

У документі відображаються загальні відомості про організацію роботи компанії і характеристиці бухгалтерського обліку в фірмі. У розділі наводиться інформація про основні нюанси організації діяльності фінансового відділу та наводяться дані про перелік присутніх посад. Потім вказуються відомостей про застосовувані формах первинної звітності. Ознайомлення з розділом дозволить бухгалтеру заздалегідь зрозуміти, в якій формі доведеться виконувати діяльність і з чим мати справу.

Далі йде опис стану фінансової сторони компанії. Вказується наявність каси і людини, відповідального за здійснення операцій з обладнанням. Прописуються нюанси проведення розрахунку з працівниками та стан інших галузей, з якими буде взаємодіяти головний бухгалтер. Документ включає повний перелік відомостей про звітність і наявності недостачі.

Ознайомлення з актом захищає нову людину від необхідності вчитуватися в цілий список документації, щоб розібратися в поточну ситуацію в Ізюмі.

завершення процедури

Підписання акту є фінальним етапом процедури. Після виконання дії передача справ вважається виконаним. Компанія відпускає старого фахівця, а новий приступає до посадових обов'язків. Однак перелік необхідних дій не закінчується.

Щоб при виконанні процедури не виникло проблем, потрібно:

1. Повідомити про зміну посадової особи в податковий орган. Чинне законодавство не вимагає обов'язкового виконання процедури. Однак співробітники податкової служби висувають таку вимогу. Щоб позбутися від можливих розглядів і з'ясування відносин, людина, відповідальна за проведення операції, повинен передати до державного органу відомості про зміну головного бухгалтера.
2. Випустити банківські карти для співробітника з підписами у всіх банках, в яких у фірми є рахунки. Операція спростить подальшу взаємодію співробітника з кредитними організаціями.
3. Ввести відсутні регістри.
4. Виправити помилки, допущені попередником. Якщо при проведенні перевірки виявиться, що в документації присутні недоліки або помилкові відомості, нова посадова особа повинна виправити інформацію і вписати коректні дані. Процедура виконується в порядку, встановленому законом РФ.
5. Подати уточнені декларації, якщо виконання дії потрібно.

Своєчасне виправлення недоліків в документі допоможе новому головному бухгалтеру уникнути проблем при здійсненні діяльності.

Виконання операцій після вступу нового бухгалтера на посаду значно спростить подальше ведення діяльності.

Відповідальність при зміні посадової особи

На практиці нерідкі випадки, коли після зміни керівника працівники відділу стикаються з проблемами при розподілі обов'язків. З цієї причини необхідно знати заздалегідь всі нюанси виконання процесу.

Слід пам'ятати, що чинне законодавство не дозволяє притягнути людину, найнятого на посаду головного бухгалтера, до відповідальності, якщо він під час виконання діяльності виявить порушення правил, які були допущені попередником.

У цьому випадку відповідальність лягає на плечі людини, що покинув посаду. Незважаючи на те, що він вже залишив пост, колишній співробітник може понести покарання за вчинений раніше діяння. Однак, якщо термін вже закінчився, дії бухгалтера, за які покладається адміністративна відповідальність, залишаться безкарними.

Згідно з положеннями нормативно-правових актів, за допущені правопорушення в галузі фінансового та податкового законодавства притягнути до відповідальності можна протягом року. Якщо діяння було вчинене в іншій області, покарання має бути накладено протягом 2 місяців. Якщо термін перевищено, винний співробітник відповідальності не понесе.

Якщо звільнився фахівець завдав шкоди майну підприємства, і під час виконання діяльності підписав договір про матеріальну відповідальність, йому доведеться повністю компенсувати розмір збитку. Однак існують нюанси. Якщо в період звільнення людина не була особою, на яку покладалася матеріальна відповідальність, величина стягнення буде знижена до розміру середньомісячного заробітку.

Претендують на посаду потрібно пам'ятати, що на бухгалтера можуть бути накладені штрафи. Їх розмір варіюється від 500 до 5 000 рублів. Залежно від ситуації розмір стягнення може бути збільшений. Претендент на посаду повинен усвідомлювати всю відповідальність, яку бере на себе.