Здача для зберігання документів в архів

1. Які документи входять в архів організації культури
2. До категорії документів безстрокового зберігання належать:
3. Особливості виконання експертизи цінності
4. Існує певний порядок проведення експертизи:
5. Які особливості здачі документів в архів
6. Дані на обкладинці справи:
7. Перелік даних, які необхідно позначити на вкладиші:

Організація архівного фонду, а також його комплектування та облік здійснюються відповідно до затверджених Мінкультури правилами. Існує три категорії підлягають здачі в архів документів, процедура оформлення яких має свої особливості, викладені в статті

Здача документів в архів здійснюється відповідно до Правил, затверджених Мінкультури Росії, і має свої особливості.

Які документи входять в архів організації культури

Згідно з Правилами створення архівів установами культури не обов'язково, хоча вони мають повне право займатися такою діяльністю. Якщо ж все таки було прийнято рішення про створення архівного фонду, то в нього будуть входити справи з постійним або тимчасовим терміном зберігання, а також ті, які стосуються особового складу.

Документи, що зберігаються менше десяти років, в архів не переводяться. Якщо термін зберігання таких документів підійшов до кінця, то їх просто знищують. Але іноді серед них також трапляються паперу, що представляють деяку цінність. У цьому випадку установа повинна прийняти рішення про те, щоб включити їх в архівний фонд.

Іноді документація може бути затребувана тим чи іншим контролюючим органом: податкової або трудової інспекцією, соцстрах та іншими. Тому знищувати її раніше терміну ні в якому разі не можна. Це може мати негативні наслідки у вигляді накладення штрафу.

Номенклатура справ організації
подивитися / завантажити >>

До категорії документів безстрокового зберігання належать:

До наступної категорії відносяться справи тимчасового зберігання терміном до 10 років. Їх перелік включає в себе особисті картки і рахунки працівників установи, їх особисті справи, книги обліку особового складу та інші.

І до складу останньої категорії, яка підлягає здачі в архів, входять документи, що мають тимчасовий термін зберігання менш десяти років. До їх числа відносяться:

• оперативна листування;
• документація по адміністративно-господарських питань;
• первинна облікова документація і так далі.

Що стосується облікової документації, то після проведення ревізії її необхідно знищити.

Особливості виконання експертизи цінності

Згідно з Правилами 2015 року здача документів в архів має свої особливості. Наприклад, відправляти документи в архів фонд можна в терміни від одного до трьох років після того, як справа в діловодстві буде завершено. А перед відправкою їх в архів, необхідно провести експертизу цінності. Її основне призначення полягає в тому, щоб розподілити, які документи будуть передані в Архівний фонд, а які на знищення.

Дана процедура проводиться експертною комісією, яка призначається директором установи культури. До її складу може входити як мінімум три людини. Це може бути співробітник бухгалтерії, кадровик, відповідальний за архів та інші фахівці. Функції голови часто покладаються на керівника або одного з його заступників.

Існує певний порядок проведення експертизи:

По завершенні експертизи перевірені документи описуються. Якщо термін зберігання справи закінчився, то справу необхідно знищити, включивши для цього в Акт на знищення. На деяких справах експертна комісія ставить позначку «ЕПК». Це говорить про те, що певна частина документів з них може бути віднесена до постійного терміну зберігання. Такі справи переглядаються, а вибрані з них документи об'єднуються в одну справу. Решта ж включаються в Акт на знищення. По закінчення трьох років після завершення справи все опису направляються в ЕПК.

Які особливості здачі документів в архів

Як відомо, справи можуть зберігатися як в паперовому, так і електронному вигляді . Здача документів в архів в тому чи іншому вигляді має свої особливості. З самого початку їх необхідно розподілити по групах. Варто зауважити, що кожне з цих справ має бути пошито або переплетено. Якщо ж якісь з них мають інший формат, то їх упаковують в окремі коробки або папки з твердою основою.

Крім цього, слід виконати ще цілий ряд процедур, а саме:

• пронумерувати всі листи;
• скласти лист-засвідчувач;
• виконати внутрішній опис;
• оформити обкладинку, вказавши на ній кількість листів і термін зберігання.

Лист-запевнити, як правило, складається на окремому аркуші і підписується самим укладачем.

Займаючись оформленням обкладинки, слід враховувати такі нюанси:

• найменування установи пишеться повністю і тільки в називному відмінку;
• вгорі аркуша над найменуванням установи вказується повне найменування вищестоящої організації;
• заголовок повинен відповідати змісту включених до справи документів;
• при наявності в справі копій документів вказується їх кількість;
• на справах, що відносяться до категорії безстрокового зберігання, ставиться відмітка «Зберігати постійно» і так далі.

Дані на обкладинці справи:

Здача документів в архів в електронному вигляді здійснюється в такій послідовності:

• формування в ІС файлів електронних підписів і копій текстових електронних документів в форматі PDF / A;
• складання опису;
• виконання перевірки документів на наявність вірусів;
• перевірка технічного і фізичного стану інформаційних носіїв;
• оформлення підсумкового запису із зазначенням в ній кількості справ і документів;
• завірення електронних справ електронним підписом ;
• розміщення вкладиша в футляр документа.

Всі записи, виконані на вкладиші, повинні бути добре видно навіть при закритому футлярі.

Перелік даних, які необхідно позначити на вкладиші: