- Для чого потрібен журнал, його значення
- Які договори фіксуються в журналі
- Де зберігати журнал
- Чи можна обійтися без цього документа
- Як скласти журнал
- Оформлення журналу, особливості
- Зразок журналу реєстрації договорів
У багатьох організаціях є документ під назвою «Журнал реєстрації договорів», до якого вносяться відомості про всі проведені співробітниками підприємства угодах, контрактах і угодах.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк журналу реєстрації договорів .doc Завантажити зразок журналу реєстрації договорів .doc
Для чого потрібен журнал, його значення
Все що стосується укладених працівниками компанії договорів підлягає обов'язковій реєстрації та обліку. Найбільш поширений і простий шлях реалізації цих завдань - створення спеціального журналу. Роль його досить проста: з його допомогою співробітники підприємства фіксують найбільш важливу, первинну інформацію про всі проведених операціях. Таким чином, він дозволяє вести облік, систематизувати документообіг, а також дає повну інформацію про працівника, який несе відповідальність за виконання тієї чи іншої угоди.
Мінімальні відомості, які потрібно внести в журнал реєстрації договорів: це номер і дату формування кожного документа, але в залежності від потреб організації цей список може бути істотно розширено. Крім того, в журнал можна включати інформацію не тільки про власне договорах, а й про всі додатки до них, в тому числі додаткових угодах, технічних завданнях, актах виконаних робіт і т.п.
Слід зазначити, що журнал жодним чином не свідчить про те, що умови кожного внесеного в нього договору, були виконані в повному обсязі.
Які договори фіксуються в журналі
У журнал можуть вноситися всі договори, які укладаються працівниками організації. Однак якщо підприємство досить велике, то в кожному його структурному підрозділі може бути свій власний бланк журналу, також журнали можуть поділятися за типом договорів (наприклад, окремі - за договорами поставки, договорами реклами, юридичним договорами тощо). Такий підхід дозволяє грамотно систематизувати облік і уникнути плутанини.
Журнал може вестися протягом якогось певного часового відрізку (місяць, квартал, півріччя, рік), або ж протягом невизначеного терміну - все залежить від того, яке правило щодо цього параметра закріплено в обліковій політиці фірми.
Де зберігати журнал
Журнал повинен перебувати під наглядом відповідального працівника, який не тільки займається його веденням (тобто вносить в нього дані про всі укладених договорах), а й здійснює нагляд за його зберіганням. Це може бути секретар організації, діловод, юрист або будь-який інший співробітник, наділений відповідними повноваженнями, які позначені в його посадовій інструкції або ж призначений на це окремим наказом директора підприємства.
Чи можна обійтися без цього документа
Наявність журналу в компанії не є строго обов'язковим, оскільки в законодавстві не вказана необхідність його застосування.
Однак, за допомогою нього можна зафіксувати не тільки сам факт створення будь-якого договору, а й у разі потреби терміново його відшукати - а це досить вагомі підстави для того, щоб завести такий обліковий документ.
Як скласти журнал
Журнал може вестися в довільному вигляді - стандартного, уніфікованого його зразка немає. Основна його частина завжди формується у вигляді таблиці, в якій може бути скільки завгодно рядків - в залежності від потреб працівників підприємства та бачення ними документа. Як правило, в організаціях є свій бланк, розроблений і затверджений керівництвом і рекомендований до застосування - саме його і беруть співробітники за основу.
Оформлення журналу, особливості
До оформлення журналу реєстрації договорів, рівно як і до його змісту, ніяких особливих вимог не висувають, а це означає, що вести його можна як в рукописному, так і в електронному вигляді. Якщо бланк ведеться в електронному вигляді, роздруковувати його не обов'язково, за винятком тих випадків, коли в ньому є стовпчик для підписів працівників, які уклали ту чи іншу угоду.
Журнал може бути самого різного об'єму, але зазвичай він має не одну, а безліч сторінок (в активно працюючих організаціях кількість укладених договорів може обчислюватися не тільки десятками, а навіть сотнями). Якщо в якості журналу не використовується, наприклад, зошит, а беруться звичайні листи А4 формату, то їх слід пронумерувати по порядку і після цього прошити суворої ниткою (можна і степлером, але він не завжди гарантує надійність скріплення), зазначивши на останній сторінці кількість сторінок і поставивши дату і підпис відповідального працівника.
Зразок журналу реєстрації договорів
Якщо вам знадобилося сформувати журнал реєстрації договорів, який ви раніше ніколи не робили, подивіться зразок документа і прочитайте роз'яснення до нього. З їх допомогою вам без особливих зусиль вдасться створити потрібний формуляр.
- Спочатку напишіть найменування організації, нижче вкажіть особа, яка є відповідальною за ведення журналу (його посаду, прізвище, ім'я, по батькові), а також дату початку ведення журналу (після його закінчення не зайвим буде також зробити відповідну позначку).
- Далі переходите до основної частини, яку, як уже було сказано вище доцільно оформити у вигляді таблиці. Кількість стовпців в ній може бути довільним, але обов'язково повинні бути стовпчики про номер договору, дату його укладення, вигляді документа (договір або доп. Угоду до нього), назва контрагента, його адреса. Також в бланк потрібно включити дані про те, хто саме всередині організації уклав і веде договір, кількість примірників, місце зберігання кожного такого документа (воно може бути централізованим або договори можуть зберігатися в різних підрозділах).
- Якщо ви вважаєте за необхідне, можете доповнити бланк і іншими відомостями, що мають значення саме у вашій ситуації. Наприклад, про стислому змісті, суми договору, період його дії, загальній кількості додатків до договору, стовпчик для підпису відповідального працівника, приміток і т.д.
