Акт про повернення грошових сум (КМ-3) - покупець, зразок форми для заповнення, бланк

1. Коли і в якому вигляді він потрібен
2. Приклад оформлення акту про повернення грошових сум
3. нестандартні ситуації
4. Помилка
5. повернення
6. Інструкції щодо заповнення
7. Інші нюанси

Грамотне ведення касової дисципліни - необхідність, яка в ході податкових перевірок може вберегти підприємство від багатьох неприємностей. Саме тому, приходуем грошові кошти, слід не тільки правильно фіксувати виручку, але і документально оформляти повернення і помилки.

Якщо в організації був зроблений повернення споживачеві грошей, за невикористаним або помилкового касового чеку, то дана операція повинна бути підтверджена. Документом, що дозволяє засвідчити факт передачі грошей в цьому випадку, є акт про повернення готівкових коштів. Правильно підготовлений документ дозволить обгрунтувати факт зменшення виручки організації.

Щоб зрозуміти, що собою являє акт про повернення грошових сум, слід розглянути при яких ситуаціях необхідно його оформлення, який вигляд має даний документ, і як його правильно заповнити.

Коли і в якому вигляді він потрібен

Вимоги касової дисципліни регламентують випадки, при яких слід оформляти акт, а також його форму.

З інформацією по нормативам оформлення акта, необхідності складання, а також наслідками його відсутності, можна ознайомитися:

• у Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин (затверджені Постановою Держкомстату Росії №132, 25.12.98);
• в Типових правилах експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням (затверджені Мінфіном Росії №104 30.08.93);
• у Вказівки ЦБ № 3073-У «Про здійснення готівкових розрахунків» (07.10.13) і № 1843У «Про витрачання готівки з каси» (20.06.07);
• в Листах УФНС № 22-12 / 97729 (03.11.06), №34-25 / 072 141 (30.07.07), № 18-11 / 3/092847 (01.10.07), №22-12 / 118 181 (18.12. 08); №АС-4-2 / ​​6710 (11.04.13);
• в КоАП.

Складати акт доведеться, коли з каси видаються грошові кошти, чек на які вже пробитий, а також в разі помилок, скоєних касирами.

Типовими прикладами таких випадків є:

• завищена сума чека, помилково набрана касиром при його пробитті;
• чек, вибитий касиром помилково, гроші за яким в касу не надійшли;
• повернення споживачеві переплати, якщо якийсь з товарів помилково пробитий кілька разів;
• повернення покупцем купленого товару і компенсація його вартості з каси;
• відмова споживача від покупки після пробиття касового чека і т.д.

Будь повернення коштів з каси вимагає оформлення акту.

Важливо пам'ятати, що акт, який відображає повернення покупцеві, повинен грунтуватися на заяві останнього.

Вимоги до заяви:

• заяву споживача оформляється письмово, форма викладу довільна;
• крім опису претензій або причин повернення товару, текст заяви повинен обов'язково включати дату звернення, суму повернення і підпис споживача;
• щоб касир справив повернення, на заяві має стояти дозвіл від керівника організації, або від особи, яка має на це повноваження.

Якщо віза керівника відсутня, повернення не допускається, і складати акт КМ-3 не буде потрібно.

На необхідність складання акта впливають:

• наявність вищеописаних причин і підстав;
• факт збігу дати пробиття чека і дати проведення повернення;
• спосіб оплати покупки.

Якщо дата повернення пізніше дати пробиття чека, або покупець придбав товар, розплатившись не готівкою (наприклад, банківською картою), то акт повернення КМ-3 не оформляють. Це пов'язано з тим, що в цих випадках проводити повернення готівкових коштів з каси організація не має права.

Повернення виробляють із засобів організації (головної каси), на підставі заяви споживача та прикладеного до нього чека, підтверджуючи факт передачі коштів витратно-касовим ордером (КО-2). Запис про здійсненої операції заноситься в касову книгу в день видачі коштів. При цьому допускається виробляти повернення за рахунок коштів виручки, що не занесеної на розрахунковий рахунок.

Таким чином, акт за формою КМ-3 складається тільки, якщо повернення коштів або виправлення помилки касира здійснюються в день пробиття чека. При цьому важливо пам'ятати, що акт - це документ, прикріплений до конкретної касі. Тому, якщо кас кілька, то повернення повинен проводитися саме на тому апараті, на якому повертається чек був пробитий.

Для повернення встановлена ​​уніфікована форма акта - КМ-3, що має код по ОКУД - 0330103. Бланк форми КМ-3 має наступний зовнішній вигляд.

Бланк форми КМ-3

Приклад оформлення акту про повернення грошових сум

Процедура оформлення актів здійснюється в кінці касової зміни, після зняття Z-звіту (звіт про виручку за касою за день). Складається документ в одному примірнику. Касир зобов'язаний врахувати в ньому всі помилкові чеки, а також всі суми, які були повернуті споживачам протягом зміни.

Заповнення бланка може здійснюватися вручну, або бути сформовано на комп'ютері. Частина програм, що підтримують роботу каси, наприклад 1С, Контур, SAP, мають функцію, що дозволяє сформувати акт КМ-3.

У складанні акта бере участь комісія, в яку входять співробітники, які надали касиру право зробити повернення.

Акт за формою КМ-3

Залежно від повноважень ними можуть бути:

• завідувач підрозділом / відділом / секцією;
• старший касир зміни;
• головний бухгалтер;
• Керівник організації.

Акт завіряється печаткою і власноручними підписами членів комісії.

Крім заповнення форми потрібно підкріпити складання акта додатковими документами.

Зробити це можна:

• самим касовим чеком;
• чеком товарним (якщо в процесі роботи каса не використовується);
• чеком повернення.

Чек, на підставі якого складається акт, повинен бути підписаний керівником або іншою особою, яка має повноваження дозволити видачу готівки з каси. Також на чеку проставляється штамп про те, що він погашений.

Чеки, враховані в акті, повинні бути наклеєні на аркуш паперу. Вони є додатком до акта, і повинні зберігатися 5 років разом з ним.

Якщо акт складається з причини повернення коштів, то сама заява споживача з візою керівника організації, як підставу повернення, також прикладається до акту.

Після оформлення акта реквізити документа заносяться в журнал касира. Сам акт і додатки передаються в бухгалтерію організації. На його підставі бухгалтер зменшує суму касової виручки за день.

нестандартні ситуації

Незважаючи на встановлений порядок оформлення, існують ситуації, при яких його виконання може бути ускладнене.

Помилка

Якщо на підставі акта лежить помилка касира, то підтвердити її чеком не завжди можливо. Касир може зробити помилку, але, не помітивши її відразу, віддати невірний чек споживачеві. Також чек може бути втрачений касиром (зіпсований або втрачений).

У цьому випадку керівник має право покарати працівника за недбалість, згідно 244 статті ТК Росії. Однак це не скасовує необхідності оформляти акт і фіксувати в ньому промах касира. При складанні акта прийнято використовувати в якості підстави пояснювальну записку працівника, який допустив її.

Стаття 244. Письмові договори про повну матеріальну відповідальність працівників

Форма пояснювальній вільна.

У ній прописуються:

• дата здійснення касової помилки;
• ПІБ відповідального співробітника;
• номер ККМ;
• причини виникнення помилки;
• причини відсутності чека.

Законодавчо ця вимога не закріплено. Але складання такого документа стане додатковим доказом того, що організацією не було допущено порушень в фіксації приходу виручки. Також можна додати до акта товарний звіт.

повернення

Складнощі, які пов'язані з оформленням повернення грошей споживачам, обумовлені тим, що правила оформлення прописані для ідеальних умов.

Заява про видачу акцизних марок

має становити кожне підприємство, яке займається торгівлею алкогольною продукцією.

В цієї публікації ви зможете знайти актуальне зразок бланка Т-14 - Табеля обліку робочого часу.

Завантажити бланк декларації з податку на прибуток можна тут.

Труднощі у касирів виникають у випадках:

• якщо у споживача, який повернув товар, відсутній чек;
• при необхідності повернути гроші не по всьому чеку, а тільки по його частині;
• з печаткою чека на повернення.

Випадки виникнення у організації обов'язки повертати клієнтам гроші, прописані в законі «Про захист прав споживачів», передбачають повернення коштів навіть без пред'явлення чека. Споживачеві достатньо написати заяву на повернення і довести, що товар куплений на даній торговій точці. Тому докласти касовий документ не завжди можливо.

Якщо чека в наявності немає, це розцінюється податковими фахівцями, як порушення вимог по оформленню приходу виручки і може спричинити за собою накладення на організацію штрафу. Щоб запобігти такий результат справи, можна замінити чек заявою споживача, який повернув товар про те, що чек був їм втрачений.

Є чек в наявності, але повернення здійснюється тільки у відношенні одного з переліку товарів, слід оформляти акт тільки на суму повернення. При цьому чек у покупця доведеться забрати для звіту. Натомість закон допускає видачу споживачу копії чека, завіреної печаткою організації та підписом керівництва.

Складнощі, які виникають при друку чека на повернення, часто вносять додаткову плутанину в роботу касирів:

• в залежності від марки / моделі касового апарата, сума повернення може відображатися в ККМ як виручка, а не як списання (це вносить додаткові труднощі в роботу бухгалтерії);
• чек на повернення не завжди може бути вибитий (наприклад, якщо до моменту повернення в касі недостатня кількість грошей, щоб компенсувати споживачеві суму покупки);
• чек на повернення - НЕ фіскальний документ і є лише додатком до акту КМ-3.

Саме тому зручніше використовувати схему складання акту КМ-3 з додатками, минаючи пробиття чека на повернення.

Зразок заповнення форми КМ-3

Інструкції щодо заповнення

При оформленні бланка слід заповнити обов'язкові поля.

До них відносяться:

• дані про компанію (найменування, ІПН , ОКПО , контактний телефон);
• дані про касової машині, на якій зроблений повернення (модель або марка, реєстраційний номер і номер виробника);
• номер документа, згідно з порядком формування актів і дата його оформлення;
• посаду і віза особи, яка дозволила повернення.

Даний розділ складається з переліку чеків, за якими проводиться повернення.

По кожному чеку в розділі фіксують:

• порядковий номер;
• номер чека, під яким він врахований в ККМ;
• сума чека.

У цьому рядку вказується загальна сума всіх вироблених повернень, а під нею ця сума же вказується прописом. Тут же слід вказати реквізити додатків до акта: чеки касові і товарні, заяви, пояснювальні і т.д.

Кінець документа містить інформацію про осіб, які увійшли до комісії по складанню акту. На акті повинні стояти підписи всіх осіб, які взяли участь в поверненні коштів (дозволили і реалізували його).

Інші нюанси

Важливо правильно заповнювати всі документи, щоб довести відсутність наміру на приховування частини виручки.

Акт буде недійсний, якщо не буде містити:

• підписи осіб, які дозволили чи здійснили повернення;
• всі підписи зроблені однією людиною;
• номера документа.

Також важливо, щоб документ був зафіксований в дату оформлення у всіх супутніх документах - журналі касира, касовій книзі і т.д.

Якщо не враховувати ці нюанси, то на підставі КоАП, податкова служба може оштрафувати організацію. Можлива сума штрафу - 50000 рублів.

Слід знати, що термін давності щодо порушень, пов'язаних з касовою дисципліною дорівнює двом місяцям. Претензії, які пред'являють на цій підставі фахівці ФНС після цього терміну, є неправомірними.

У підсумковий комплект документів, які доводять проведення повернення, повинні увійти:

• сам акт про повернення грошових сум;
• погашений чек;
• підстави для повернення (заяву споживача);
• додаткові документи (пояснювальна касира, заяву про втрату чека від споживача , Товарний чек, товарний звіт).

Такого комплекту буде досить, щоб в разі претензій з боку співробітників податкової служби, відстояти свою позицію в суді.

Форма П-4

затверджена постановою Федеральної служби державної статистики від 24.09.2014 № 580.

Звідси ви зможете дізнатися, як скласти заяву про надання матеріальної допомоги.

Зразок журналу повідомлень про початок відпустки дивіться тут.